לקוח לא משלם

גבייה שאינה אפקטיבית מהווה בעיה נפוצה וחמורה עבור עסקים רבים, בעיקר קטנים ובינוניים. מצבים שבהם עסקים ונותני שירותים מספקים מוצרים, סחורה, משקיעים כספים בייצור ובתשלום של משכורות, משלמים מע"מ ולבסוף מוצאים עצמם יושבים וממתינים לכסף שלא מגיע, הינם שכיחים ומקשים על ניהול תקין של העסק ושל תזרים המזומנים ומאזן ההוצאות וההכנסות. הנתונים מראים שגבייה בלתי אפקטיבית מהווה מקור מרכזי ועיקרי לבעיות של תזרים ושל מצוקת אשראי בקרב בתי עסק קטנים ובינוניים.

כיצד להתמודד מול לקוחות שלא משלמים?

בתי עסק שמוכרים בעסקאות אשראי בתנאי פריסה של 90 יום וגובים בממוצע ב – 110 יום, מגדילים את דרישת וצרכי האשראי שלהם ב – 20%. כאשר מדובר בבית עסק קטן שהמסגרת של האשראי שלו הינה 500 אלף ש"ח, התוצאה הינה הגדלה של מסגרת האשראי ב – 100  אלף ש"ח וללא ספק מדובר בנזק משמעותי שעלול להצטבר ולתפוח עם הזמן. רובם של בעלי העסקים שמים דגש ומשקיעים את עיקר המאמצים באספקה של שירות או מוצר בצורה איכותית ומקצועית, אולם מתקשים ומסתבכים בגבייה של התשלום ומוצאים עצמם נאלצים לרדוף  אחר הלקוח על מנת לקבל תמורה עבור השירותים או המוצרים שסיפקו.

עקרונות וכלים שיסייעו לבעלי עסקים לבצע גבייה חכמה ויעילה

• התייחסות לגבייה כערך

בעלי עסקים ומנהלים רבים נוטים להתייחס להליך גבייה כעניין שולי וחשים אי נעימות לבקש ולדרוש כסף שמגיע להם. לעומת זאת, כאשר בעלים או מנהל של העסק מתייחס לנושא הגבייה כאל ערך חשוב ומרכזי ולא מקל ראש בעניין, הרי שגם העובדים והלקוחות מתייחסים באותה הצורה לנושא ומבינים את המשמעות והחשיבות של קבלת התשלום בזמן ולפי סדר התשלומים שסוכם ונקבע מראש.

• מינוי אחראי גבייה

כל בעל בית עסק או מספק שירותים, קטן כגדול, טוב שימנה מישהו מטעמו שיהיה אחראי לגביית תשלומים. בנוסף, מומלץ וחשוב לקבוע נהלי מעקב, פיקוח ודיווח פנימיים ולערוך ישיבה שבועית בהשתתפות בעל או מנהל העסק או החברה עם אחראי הגבייה. כאשר יש גורם מקצועי קבוע שאחראי על גביית כספים וניהול תזרים מזומנים, בעל העסק יהיה פנוי לעסוק בניהול השוטף של העסק ופחות בפעילות של גבייה יום יומית.

• נהלי גבייה מסודרים

כל בית עסק ונותן שירות, מומלץ שיכין נהלי גבייה ברורים ומסודרים בהתאם לאופי ותחום פעילותו. לפי הנוהל יוחלט ויקבע מתי יש לשלוח תזכורת ללקוח, באיזה שלב פונים ומתקשרים אליו, מתי לא מאפשרים יותר ללקוח לרכוש מוצרים או לקבל שירותים ולבסוף מתי פועלים בדרכים משפטיות בשל בעיות של לקוח לא משלם ובעיות בגבייה. נהלים ברורים ומסודרים ימנעו מצבים של אי נעימות שנוצרים כאשר יש צורך לבקש ולרדוף אחר התשלום וכן ייצרו סדר במערכת הגבייה וישפרו את יעילותה. ישנם מצבים שעדיף לאבד ולהפסיד לקוח, שבכל מקרה, אינו משלם וכך לחסוך בזבוז זמן בהתעסקות מול לקוח לא משלם.

• שליחת תזכורות

הניסיון מלמד שגם לקוחות זקוקים לתזכורות מפעם לפעם וישנן מספר דרכים להזכיר ללקוחות בנעימות וברוגע שהמועד של התשלום הולך ומתקרב. לאחר שליחת החשבונית שכוללת דרישת תשלום, כדאי ליצור קשר עם הלקוח על מנת לוודא שהוא אכן קיבל אותה ושהוא יודע באיזו צורה הוא אמור לשלם – העברה בנקאית, צ'ק וכו'. כאשר מועד התשלום מתקרב, כדאי להתקשר ללקוח שאמור להעביר את התשלום ולבדוק עמו כיצד הוא מעדיף ונוח לו לשלם. אם הלקוח מעוניין לשלם בהמחאה – צ'ק יש לברר מולו האם מעדיף לשלוח את ההמחאה בדואר או שהוא מעדיף לשלוח את הצ'ק עם שליח. ישנה אפשרות נוספת שהיא לתאם ולקבוע פגישה לקראת המועד של התשלום ובעת שמתאמים את מועד הפגישה, אפשר להזכיר שיכתבו ויכינו את הצ'ק שמיועד עבורכם. מומלץ, בכל מקרה, לשלוח ללקוחות, אחת לחודש ובמיוחד ללקוחות להם ניתן אשראי לטווח ארוך, כרטסת של החובות ובדרך הזו ניתן לשמור על קשר רציף מול הלקוח כך שהוא יידע איזה סכום הוא אמור לשלם מדי חודש.

• שמירה על קור רוח 

במידה והלקוח אינו משלם את הכספים שהוא חייב לכם וממשיך בעיכוב של התשלומים, לא תהיה ברירה ותידרשו ליצור עמו קשר בטלפון ובמצב שכזה מתחילים לחוש אי נעימות וחוסר ביטחון. בכן, גם בסיטואציה הזו חשוב לשמור על קור רוח משום שכאשר משוחחים עם לקוח שלא משלם לצורך גבייה, אך משדרים שלא "נעים לכם", הרי שהלקוח עשוי לנצל זאת וימשיך להתחמק מהשבת החוב, תוך הצגת שלל טיעונים והתנגדויות מסוגים שונים שיהיה קשה להתמודד איתם לטפל בהם. לכן, חשוב לשמור על ביטחון וקור רוח, לא לחוש אשמה ולהיות נחמדים אך נחושים ולא תוקפניים.

• אל תשתהו יתר על המידה

אל תהססו לבדוק מה קורה עם התשלום מיד לאחר שחלף המועד שבו הוא היה אמור להגיע.  כל בעלים של עסק חייב לדעת כיצד לעמוד על שלו, לא לוותר על כספים שמגיעים לו ולא להתעכב ולחכות שהזמן יעבור והתשלום ימשיך להתעכב. כאשר מדובר בעסקים וחברות גדולות, הרי שתהליך התשלום הינו מורכב יותר וכרוך בהליכים בירוקרטיים סבוכים ובקבלת אישורים מהמחלקות השונות ומהנהלת חשבונות. אך ורק קבלת אישור מכל המחלקות הרלוונטיות תאפשר להנהלת החשבונות להעביר תשלום. במידה ואתם יודעים  ומבינים כיצד תהליך התשלום עובד אצל הלקוחות שלכם, ניתן להמשיך ולקדם תהליכים ולהבטיח קבלת התשלום בזמן וזאת במקום שתחכו לאישורים. במטרה לוודא שהתשלום יגיע אליכם בזמן, יש להכיר ולהבין את התהליך וכן לקבל ליווי וייעוץ משפטי מידי עורך דין מומחה בתחום של גביית חובות והליכי הוצאה לפועל על מנת לנהל את ההליכים הבירוקרטיים בצורה יעילה ולשחרר צווארי בקבוק.

• בדקו מול הלקוח האם ישנן בעיות כלשהן עם המוצר או השירות

במקרים שבהם התשלום לא מגיע במועד שנקבע, בהחלט סביר להניח שהלקוח נקלע לקשיים ובעיות פיננסיים ולכן חשוב לשמור על קשר איתו ולבדוק את המצב. במידה ומתברר שהלקוח לא מרוצה ממוצר או משירות שקיבל ולכן לא מעביר את התשלום, במקרים רבים, הוא כלל לא יטרח וינסה ליצור עמכם קשר, עד שאתם תיאלצו לרדוף אחריו ורק לאחר שתיצרו עמו קשר הוא יעלה ויציג בפניכם את הבעיות. במצב שכזה, יש לנסות לתקן את המצב ולטפל בבעיות בדרך ובצורה המיטבית שתספק מענה ללקוח ותגרום לו להעביר את התשלום והתמורה הכספית. במקרים שבהם הלקוח נקלע לקשיים ובעיות כלכליות, בהחלט ייתכן שבשל אי הנוחות והנעימות של הלקוח, הוא ינסה לספק שלל סיבות ותירוצים לכך שלא העביר את התשלום בזמן. כדי לסייע לו, כדאי לבדוק בצורה עדינה וברגישות האם אי העברת התשלום נובעת מסיבה כלכלית ובמידה וכן להציע לו פריסת החוב לתשלומים.

• מכתב התראה ודרישה לפני נקיטה בהליכים משפטיים

נקיטה בצעדים והליכים משפטיים נכון שתהיה אמצעי וצעד אחרון לצורך גבייה של חוב ולפני שאתם פותחים בהליך משפטי, כדאי לשלוח מכתב דרישה רשמי ללקוח שכולל פירוט של הצעדים והפעולות שבהם כבר נקטתם במטרה לקבל חזרה את החוב. במידה והלקוח יראה ויבין שאתם נחושים ורציניים, הוא יעדיף להחזיר את החוב ולשלם לכם ולא להיכנס למאבק משפטי שכרוך בתשלום לעורכי דין. רצוי להיעזר בשירותיו של עורך דין מומחה בתחום של גביית חובות שבקיא בהליכים ובצעדים שניתן לנקוט בהם על מנת להבטיח קבלת התשלום. עורך דין מנוסה ומומחה בתחום ינסח וישלח מכתב אזהרה והתראה ללקוח שלא משלם לאחר שבדק ווידא שמוצו כל הצעדים והאפשרויות האחרות לפעולה ולהגעה להבנה בין בעל העסק או החברה לבין הלקוח הבעייתי והסרבן. פנייה לנקיטה בהליכים משפטיים כנגד לקוח שלא משלם בטרם נבדקו ומוצו כל הפעולות והאפשרויות האחרות להגעה לפתרון בסוגיה ובעניין שבין הצדדים אינה מומלצת ומוטב לנסות למצות את כל הצעדים וההליכים האחרים טרם פתיחה בהליך משפטי. מיצוי כל הפתרונות האפשריים האחרים טרם נקיטה בהליכים משפטיים הינו דבר חשוב ומועיל שיכול לחסוך לכם זמן רב ויקר ועלויות כספיות מיותרות וזאת במידה והסכסוך יסתיים בהבנה של שני הצדדים.  פעמים רבות, לא מצליחים הצדדים להגיע להסכמה, עקב פערים ומחלוקת בנוגע לגובה הסכום, מאבק וסכסוך שמתנהל בין הצדדים או עקב חוסר תום לב ורצון מכוון מצד הלקוח לא לעמוד בהתחייבויות שלו. מצבים נוספים הינם שהלקוח קיבל את המוצר או השירות, אולם יש לו בעיות וטענות שונות בנוגע לאיכות וטיב המוצר או השירות וכתוצאה מכך הוא מסרב להעביר את התשלום. במצבים הללו, עדיף קודם לשלוח מכתב דרישה והתראה ללקוח שמתחמק מתשלום ולערב במאבק ובסכסוך עורך דין מומחה ומנוסה בגביית חובות, דיני חוזים ובמכתבי התראה.

• הטלת סנקציות על הלקוחות

הטלה של מגבלות וסנקציות שונות בשל איחור ופיגור בתשלום, יכולה להתחיל גם לפני מתן השירות או אספקת הוצר וזאת במסגרת הסכם התקשרות מול הלקוח או שהיא יכולה להתבצע בדיעבד לאחר שכבר הגעתם לסיטואציה שבה הלקוח אינו משלם ומעביר לכם הכסף. לא בכל המקרים והמצבים הטלה של סנקציות אכן עוזרת, אולם ברוב המקרים היא מרתיעה לקוחות שמאחרים בתשלום.

כיצד מומלץ לפעול?

• הפסקת השירותים ללקוח – כאשר מדובר בלקוחות שאינם משלמים לכם בזמן, באופן שיטתי, ניתן לשקול האם להפסיק למכור להם מוצרים או לספק להם שירותים ובמקביל יש לשקול ולבדוק את האלטרנטיבות והאפשרויות של הלקוח, מהי מידתו ורמתו המוסרית ומה צפויות להיות ההשלכות השונות על מערכת היחסים שלכם עם הלקוח.
• הטלת קנסות וריביות על איחור בתשלום – הטלת קנס כספי, למשל ריבית עשויה ליצור לחץ על הלקוח על מנת לקבל את הכסף שמגיע לכם כמה שיותר מוקדם. כדאי להסביר ולהבהיר ללקוח בכתב, באמצעות משרד עורך דין מומחה בתחום של גביית חובות, את כל עניין הריביות והקנסות עוד לפני התחלת הקשר וההתקשרות המקצועיים ביניכם.
• הפעלה של הליכי גבייה משפטיים – כאשר לקוחות עוברים כל גבול ופועלים בחוסר תום לב מולכם, כדאי לשקול לנקוט ולהפעיל צעדי והליכי גבייה משפטיים נוקשים ויעילים.
• סיוע של גורם חיצוני – אם עייפתם או התייאשתם מכל דרכי הפעולה והאפשרויות האחרות, זה הזמן לפנות לקבלת סיוע מקצועי ולפתוח בהליכי גבייה משפטיים. ניתן להיעזר גם בשירותיה של חברה מקצועית חיצונית שעוסקת בגביית כספים.

עורך דין ונוטריון מנוסה ומקצועי בתחום דיני חוזים והליכי גבייה

משרד עורך דין ונוטריון שמעון האן מתמחה במתן שירותים משפטיים מקצועיים ואיכותיים ללקוחותיו הרבים בתחום המשפט האזרחי – מסחרי, דיני חוזים, הליכי גבייה והוצאה לפועל, ליקויי בנייה ומקרקעין, צוואות וירושות ועוד. צוות עורכי הדין במשרדנו הינו בעל ניסיון עשיר ומומחיות בהענקת ייעוץ וליווי איכותי בהליכי גבייה ובנקיטה בצעדי אכיפה מול לקוח לא משלם. אנו נשמח לעמוד לשירותכם ולהעניק לכם מענה וליווי לאורך כל הדרך עד להשבת כל הכספים שמגיעים לכם תוך שמירה על האינטרסים החיוניים והחשובים לכם ומיצוי מלא הזכויות המגיעות לכם.